名刺担当になったら？今日からできる名刺発注のスマートな進め方

【目次】
1.はじめに：名刺発注担当に任命されたあなたへ
2.ステップ1：まず確認すべき基本事項
3.ステップ2：スムーズな運用のためのポイント
4.ステップ3：ミスを防ぐ名刺発注のコツ
5.ステップ4：さらに効率化するためのツールと仕組み
6.おわりに：名刺発注はあなたの力で変わる！

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はじめに：名刺発注担当に任命されたあなたへ

名刺発注担当を任された皆さま、おめでとうございます！名刺発注は一見地味な事務作業に思われがちですが、実は会社の「顔」を形作る重要なお仕事です。名刺一枚のデザインや情報の正確さは、ビジネスをする上で初対面の相手に与える印象を左右します。「何から始めたらいいか分からない…」「ミスをしたらどうしよう？」と不安を抱く方もいらっしゃるかもしれません。でも大丈夫です！こちらのコラムでは名刺発注の基本的な進め方や、効率よく業務を進めるためのコツをご紹介したいと思います。

ステップ1：まず確認すべき基本事項

名刺発注を始める前に、まずCI（コーポレートアイデンティティ）やVI（ビジュアルアイデンティティ）など名刺を作成するうえでの社内ルールや規定の確認をしましょう。デザインやフォーマットが統一されたものがあるか、最新のテンプレートがあるかをチェックします。また、個人の名刺に記載する情報が正確かどうかの確認が必要です（名前・役職・連絡先など）。最近は人事マスタと連携することで確認作業の時間を削減している会社も増えているようです！ぜひチェックしてみてくださいね。




さらに、発注に必要な承認フローや手続きがどのように行われているかを把握しておくことで、スムーズな進行が可能となります。名刺の依頼者は誰に承認を得るのか？印刷現場はどこなのか？請求書の管理は？納品の方法は本社一括なのか？支店へ配送されるのかなど。初めにこれらを確認し整理しておくことで、後々のトラブルを防ぐことができますよ！

名刺用紙の特性や印刷手法についても、十分に把握しておくことが重要です。用紙が環境配慮型であるか、厚みが均一であるかといった基本的な要素に加え、印刷方法がオンデマンドかオフセットか、台紙を事前に用意しているか、さらにコーポレートカラーが正確に再現されているかといった点が、品質管理の重要なポイントとなります。

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ステップ2：スムーズな運用のためのポイント

名刺発注の効率を上げるには、いくつか工夫することがポイントです。まず、依頼の集約方法を整えましょう。あなたの会社では、名刺を手配するときに、エクセルやメール、FAXなどアナログな方法で取りまとめていますか？依頼者が情報を簡単に提出できる専用フォームやシステムを活用すれば、確認作業がスムーズになりますよ。

次に、納期管理を徹底しましょう。発注から納品までのスケジュールを可視化し、急ぎや大量発注の依頼にも柔軟に対応できる体制を整えましょう。また、在庫や過去の発注履歴を把握することで、無駄な追加発注を防ぐことも大切です。社員数が増えれば増えるほど個人で管理するには煩雑な名刺発注。近年は名刺発注システムを導入する企業が増えています。クラウド名刺発注管理サービスcorezo（コレッソ）の製品ページをぜひ参考にしてみてくださいね！

ステップ3：ミスを防ぐ名刺発注のコツ

名刺発注でよくあるミスは、誤字や情報の不備、テンプレートの不統一です。これを防ぐためには、ダブルチェックの仕組みを導入する必要があります。発注前に依頼者自身と別の担当者が内容を確認すると安心です。過去の発注データを保存しておくことで次回以降の確認作業が簡単になります。FAXで校正作業のやり取りを行っているなど、用紙で保存している場合は鍵付きのキャビネットの中に保管することをお勧めします。

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ステップ4：さらに効率化するためのツールと仕組み

様々な業務を抱えている傍ら、名刺情報の確認にばかり手を取られるわけにはいきませんよね。名刺発注業務を効率化するには、便利なツールやシステムをぜひ活用したいものです。corezoなら依頼者が名刺編集画面でプレビューを見ながら発注することができるため、確認作業を大幅にカットすることができます。導入時に統一したテンプレートを作成するため、文字間やフォント、文字の揃え方にばらつきが起きません。CIとVIに則った名刺づくりがスムーズに行えます。さらに、承認フローをシステム内で完結させることで、やり取りが簡素化されスピーディな対応が可能に。焦って発注することはミスのもと。便利なシステムの導入をぜひご検討ください。体制を整えておくと、繁忙期の名刺発注業務がストレスフリーになりますよ！

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おわりに：名刺発注はあなたの力で変わる！

名刺発注業務は単なる事務作業ではなく、会社全体の信頼を支える重要な役割です。名刺を依頼される社員の要望に迅速かつ正確に応えることで、社内外からの評価が高まるのではないでしょうか？また、こまめなコミュニケーションを通じて、社員のニーズや疑問をくみ取り、よりよい社内環境を提供する姿勢を見せることも可能です。ぜひ今日から、効率的な運用を実現していきましょう！

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