名刺管理を効率よく行う方法は？時短・売上UPのための管理術

ビジネスシーンにおける名刺管理には、アナログやデジタルなど複数の方法が考えられます。
アナログ管理とデジタル管理には、それぞれメリットとデメリットがあります。
本記事では効率よく進める名刺管理方法や管理のコツについて紹介します。

【目次】
■企業の名刺管理の選択肢はアナログとデジタルの2種類！
■名刺管理方法はアナログとデジタルどっち？メリット・デメリット
・アナログのメリット
・アナログのデメリット
・デジタルのメリット
・デジタルのデメリット
■最適な名刺管理をするための課題
・1. 名刺がかさばって整理できない
・2. 名刺のデータ化に時間がかかる
・3. 必要な名刺を探し出せない
・4. 名刺の情報が古くなっている
・5. 名刺をもらった相手を思い出せない
■適切な名刺管理をするためのポイント
■名刺管理方法は管理ツールを導入して効率化しよう

企業の名刺管理の選択肢はアナログとデジタルの2種類！

ビジネスシーンでは名刺を交換することは避けて通れず、社内に名刺が溜まってしまう例が多いでしょう。
名刺管理がおろそかになってしまうと重大な機会損失につながることもあるので気をつけたいものです。

名刺を適切に管理していれば、顧客情報を組織で効率よく共有できます。
また、営業活動に利用するなどビジネスチャンスを拡大できる可能性も高まります。

名刺管理方法はアナログ式とデジタル式の2つです。
名刺ホルダーやファイル、ボックス、手帳などを使った昔ながらの名刺管理を続けている企業は多いものです。

その一方、名刺管理にデジタルツールを導入する企業も増えてきました。
名刺管理ツールやアプリ、クラウドなどを活用して名刺をデジタル管理すれば、業務効率がアップしやすくなります。

名刺管理方法はアナログとデジタルどっち？メリット・デメリット

名刺管理方法には、アナログとデジタルがあり、どちらにもそれぞれメリットとデメリットがあります。
この2つの方法を比較し、自社に合った管理方法を見極めましょう。

アナログのメリット

アナログのデメリット

名刺のアナログ管理における大きなデメリットは、名刺の量が多いときに整理しきれない可能性がある点です。
業務拡大などをきっかけに名刺が管理できず、機会損失につながってしまうケースもあります。

名刺が増えて名刺ホルダーや名刺ボックスがかさばってしまうときには、名刺を一部だけ抜き出して使うことがあります。
このとき、抜いた名刺を元に戻し忘れるなど、管理が行き届かなくなるリスクも考えられるのです。

最悪の場合、名刺の紛失による情報漏えいという大きなトラブルに発展するケースもあるので十分な注意が必要です。

またアナログな名刺管理方法には属人化しやすいデメリットもあります。
特定の従業員が名刺管理に携わっている場合、当人以外の人が名刺を参照できないことがあるのです。

名刺管理方法をアナログにするときには、社内の情報共有ができる仕組みを作ることが重要です。

デジタルのメリット

デジタルのデメリット

名刺のデジタル管理には、まとまったコストがかかるデメリットがあります。
多くのデジタル管理ツールは有償で提供されているため、システム導入時にはどうしても初期費用や月額費用が必要となります。

中には無料のツールもありますが、使い勝手やセキュリティを重視するならやはり有料ツールを選んだほうが安心です。

名刺管理をデジタル化するときには、複数の料金プランを設けている名刺管理システムを選ぶのがおすすめです。
企業の事業内容や規模、管理したい名刺の量に応じて、適切なプランを選ぶとよいでしょう。

最適な名刺管理をするための課題

名刺管理には以下のような課題が考えられます。 それぞれの問題点について詳しく見ていきましょう。

1. 名刺がかさばって整理できない

名刺の量が多く、整理がうまくいかないと悩む方は少なくありません。
名刺整理は面倒な作業であるため、ついデスク脇や引き出しの中などに放置してしまうこともあると思います。

しかし、せっかく名刺を得る機会があったにもかかわらず、管理が行き届かないことによってビジネスチャンスを失うのはもったいないことです。
名刺のデータ化などの対策をすれば名刺がすっきりと片付き、情報を効率よく活用できます。

2. 名刺のデータ化に時間がかかる

名刺をデジタルデータ化すれば、業務効率の向上が期待できます。
しかし、名刺情報のデータ化作業が後回しになり、結局うまく管理できなかったケースも。

名刺を受け取ったときにはすぐにスマートフォンで撮影し、データ化する仕組みを作っておきましょう。
また、名刺専用スキャナーを導入するのもいい方法です。

3. 必要な名刺を探し出せない

名刺の数が増えると、必要な名刺を探せなくなってしまうこともあります。
特に、名刺をアナログ管理していると検索ができません。

名刺の数が多いときには、名刺のデータをデジタル化し検索できる仕組みを作りましょう。
名刺管理ツールやクラウドには、名刺の文字を読み取るOCR機能が付随しています。

この機能を活用すれば名刺の検索や属性による抽出ができて便利です。
また、名刺にタグ付けやフラグ付けをして管理する方法もあります。

名刺をカテゴライズしたり重要度に応じて仕分けしたりと工夫してみましょう。

4. 名刺の情報が古くなっている

名刺交換の後に相手の人事異動や昇格などが行われる可能性もあります。
古い部署名や肩書きを使用するのは相手に失礼になってしまうため気をつけたいものです。

名刺管理ツールの中には、最新の情報を随時反映する機能が備わっているものもあります。
インターネット上の人事情報と紐付けられているシステムを選べば、名刺情報に関連する最新情報が表示されるので便利です。

せっかくデジタルツールを導入するのなら、情報の紐づけができる便利なシステムを活用してビジネスチャンスを広げたいものです。

5. 名刺をもらった相手を思い出せない

適切な名刺管理をするためのポイント

名刺管理の際には、情報を効率よく呼び出せる仕組み作りをしたいものです。
アナログで名刺管理をするときには、都度属性ごとに並び替えたり分類したりしておくことが大切です。

五十音順や業種別にストックしておけば、検索性が高まります。

また、名刺交換の日付や状況などをメモしておくことも重要です。
名刺をデジタル管理する際には、営業に直結するような仕組みを整えるのがおすすめです。

名刺管理システムと社内の既存システムを連携させて業務効率を高める例もあります。
営業支援システムや顧客管理システムと連携させられる名刺管理システムを利用すれば、営業活動がしやすくなり部署全体の効率アップが見込めます。

名刺をストックするにあたってはセキュリティ対策も意識しておきましょう。

名刺には個人情報が盛り込まれているため、紛失や流出が起きると大きなダメージにつながります。
特に、デジタルデータの情報漏えいは個人情報保護法違反に該当することもあるので気をつけたいものです。
セキュリティレベルの高いシステムを導入し、さらにアクセス権などの設定も行い、名刺データを確実に管理しましょう。

名刺管理方法は管理ツールを導入して効率化しよう

名刺の活用はビジネスチャンス拡大につながります。
これまで、受け取った名刺を放置していたという方は、最適な名刺管理方法を見つけて名刺の整理に着手しましょう。

名刺管理にはデジタルツールやクラウドシステムが使えます。
操作性がよく手軽に利用できるものやリーズナブルなもの、社内システムとの連携ができるものなど、名刺管理ツールにはさまざまなタイプのものがあります。
自社に合った最適なものを選び、運用してみましょう。

法人向け名刺管理サービスcorezo（コレッソ）は、デジタル名刺発注が可能です。
オンライン会議が一般的になった今、デジタル名刺を使った名刺交換に注目が集まっています。
corezoで発注したデジタル名刺は、名刺管理サービスNAME ROOM（ネームルーム）で交換・管理が可能。渡した名刺は一覧画面で確認できます。
交換した名刺の情報をダウンロード可能なので、社内共有も楽々。まとめてデータをアップロードすることもできるので、紙の名刺の情報もデータ化して一括管理が実現。
また、corezoはデジタル名刺だけでなく紙の名刺の発注もできますので、名刺発注や名刺管理の効率を高めたいとお考えの場合は、ぜひcorezo（コレッソ）のシステムをご活用ください。

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