コラム
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2020/08/18
名刺の正しい処分・廃棄方法について
※2023/03/16更新
どのタイミングで捨てる？どのように処分する？
ビジネスのスタートに欠かせない名刺交換。交換はしたけれど、その後名刺管理アプリに登録したり、情報が古くなってしまったりで使わなくなった名刺はありませんか。溜まってしまった名刺を処分する際に注意したいのが「個人情報の流出」。名刺には氏名や肩書、連絡先など様々な個人情報が書かれています。処分する際、そのままゴミ箱に捨てるようなことはお勧めできません。不適切な処分をしたことで、会社の信用を落とすことが無いようにしたいですよね。では、名刺を処分する方法にはどのようなものがあるのでしょうか。名刺の管理方法・処分方法は会社で統一しよう。
名刺を処分する方法として一般的なのは、シュレッダーやハサミで裁断する方法です。処分する名刺が大量にある場合は、重要書類を廃棄する専門の業者に依頼する方法もあります。その際、「廃棄証明書」を発行してもらうことで、委託先からの個人情報流出を防ぎましょう。
個人情報の流出に配慮し正しく処分しましょう
処分するタイミング
たまっていく名刺を整理するタイミングは、正解があるわけではありませんが、一般的には「名刺交換してから１年」が目安とされています。 名刺交換の頻度によっては、自身でルールを定めてもよいでしょう。例えば、部署や肩書が変わり、既に新しい名刺を受け取っている場合は古い名刺は処分します。情報が古くなった名刺を持っていると役職や連絡先を間違えたりとトラブルの原因となるため、捨ててしまった方が良いでしょう。また、名刺管理ツールなどでバックアップ済みであれば、紙の名刺は捨てても問題ありません。名刺で机の中が占領されている状態なら、一度名刺管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
「NAME ROOM（ネームルーム）」は紙とデジタルどちらも使える！
「NAME ROOM」は、安心してデジタル名刺を使用できる「安全面に配慮したセキュリティ」「名刺を作る会社ならではのサービス」「環境への配慮」が特徴。総合メーカーとして名刺・封筒などの紙製品を中心に展開してきた山櫻だからこそ実現できる、「紙の名刺はシンプルにわかりやすく、デジタルの名刺は紙では交換できないシーンや表現できない領域をカバーするツール」として、ハイブリッドな名刺サービスを提供していきます。紙の名刺を発注するシステムを持っている山櫻だからこそ、デジタル名刺も同じシステムで管理することが可能です。
▼ デジタル名刺管理サービス「NAME ROOM（ネームルーム）」
公式ウェブサイト：https://service.corezo.yamazakura.jp/nameroom
まとめ
名刺の管理方法・処分方法は会社で規定が設けられている場合があるので、会社のルールに則って正しく処分しましょう。山櫻の名刺発注システムcorezoのデジタル名刺交換サービス「NAME ROOM」なら、情報も新鮮に、処分する手間もかかりません。
組織名の変更や異動にともない、不要になった大量の紙の名刺を破棄するケースもありますが、デジタル名刺なら無駄がありません。あまり名刺を使用しない方には、デジタル名刺だと10枚からの発注が可能など、環境への影響を考慮したサービスを提供しています。
この機会に紙の名刺とデジタル名刺の併用を考えてみてはいかがでしょうか？
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