デジタル名刺とは？ メリットと注意したいポイントを確認しよう

※2021/08/16更新

新型コロナウイルス感染症対策の一環である「新しい生活様式」の実践や働き方改革に伴い、テレワーク（リモートワーク）やオンライン会議が普及し始めています。
実際にテレワークやオンライン会議を行っているという方の中には、名刺交換に不便さを覚えている方も多いのではないでしょうか。そこで注目を集めているのが、オンライン上で交換が可能なデジタル名刺です。
ここでは、デジタル名刺の概要やメリット、corezoのデジタル名刺サービスなどについてご紹介します。


【目次】
■デジタル名刺の普及の背景
■需要が増しているデジタル名刺とは
■デジタル名刺を活用するメリット
・オンライン上で名刺交換が完結
・情報管理をしやすい
・スタッフ部門も導入しやすい
・メールや電話、MAPへのリンクも簡単
・名刺の即時発注が可能
■デジタル名刺のデメリット
・セキュリティ面の不安
・企業として管理しづらい
■corezoのデジタル名刺サービスについて
・情報漏えいを防げる
・紙の名刺もデジタル名刺も対応
・デジタル名刺の使用方法
■デジタル名刺を使用する際は先方への配慮が必要
■デジタル名刺を活用して働き方の多様化に対応しよう

デジタル名刺の普及の背景

デジタル名刺が注目されるようになった背景には、ビジネスのグローバル化と新型コロナウイルスの流行があります。

まず、コロナ禍以前から、ビジネスのグローバル化が進んでいたこともあり、国内外問わず遠隔地同士の取り引きが一般化していました。そのため、SkypeやGoogle Meetといったオンライン会議ツールが存在しており、すでにテレワークの基盤は整っている状態でした。
しかし、オンライン会議ツールに適したパソコン機器等が整備されていない企業も多く、対面での商談が当たり前と考えられていた当時は、それらのツールを活用する企業は一部にとどまっていました。

そのような状況に変化をもたらしたのが、新型コロナウイルスの世界的な流行です。
ソーシャルディスタンスを保った暮らしが求められ、ビジネスにおいてはオンライン会議ツールの活用が定着しました。日本でも、政府が発表した「新しい生活様式」の中で、テレワークやオンライン会議の実施が国を挙げて推奨されたことにより、実践する企業が急増しました。

しかし、オフィス以外の場所で働くテレワークでは、直接クライアントと対面する機会を得づらく、紙の名刺を交換するのが困難です。
そのため、初めて商談する相手の部署や連絡先などを正確に把握したり、ファイリングして管理したりするのが難しいという問題点が浮き彫りになりました。
そこで、それらの課題の解決に向け、デジタル名刺の需要が増えた、という背景があります。

デジタル名刺とは

デジタル名刺とはデジタルデータ化されオンライン上で使用できる名刺のことで、オンライン名刺や電子名刺などとも呼ばれます。アプリやクラウドサービスを用いて、オンライン上で氏名や会社情報、連絡先などが含まれたプロフィールを作成でき、QRコードを読み取ってもらうか、URLを送信して交換するのが一般的です。

新型コロナウイルス感染症の流行や、それに伴うテレワーク・オンライン会議の普及によってニーズが高まっているデジタル名刺ですが、ビジネス文化として定着しているとは言い難いのが現状です。創業90年の「名刺の山櫻」では、デジタル名刺を活用することには多くのメリットがあり、ビジネスをより円滑に進めるために必要なツールだと考えています。

デジタル名刺を活用するメリット

デジタル名刺を活用することによって、どのようなメリットがあるのでしょうか。デジタル名刺の持つ具体的なメリットをご紹介します。

・オンライン上で名刺交換が完結

デジタル名刺のメリットとして最初に挙げられるのは、直接相手と会うことがないオンライン会議（Web会議）のシーンでも名刺交換を行えることです。 QRコードをオンライン会議の背景に設定して読み取ってもらったり、事前にQRコードやURLをメールなどで相手に送信しておいたりすれば、名刺交換がオンライン上で完結します。

ワンクリックで名刺交換が可能なので、複数人が参加する会議の場でも、スムーズな自己紹介が行えるようになるでしょう。

・情報管理をしやすい

デジタル名刺として受け取った情報は、紙ではなくデータとして保管されるため、名刺を整理したり目当ての名刺を探したりする手間が省けます。会社全体で同じ電子名刺アプリを利用して、データを会社単位で一元化しておけば、名刺に記載された情報の共有も簡単です。

また、部署や役職が変わった際も、デジタル名刺はオンライン上でデータの変更が行えます。メールにURLやQRコードを貼り付けて送るだけで名刺を渡すことができ、もらった相手は最新のデータをすぐに確認・保管できるのもメリットです。

・スタッフ部門も導入しやすい

従来の紙名刺では、名刺を配る機会が少ないスタッフ部門の従業員には、そもそも名刺を作成しないというケースが多く見られます。その理由は、名刺を使い切る前に異動や部署名の変更があり、余った名刺を廃棄することも多いためです。
デジタル名刺なら少量でも発注が可能なので、無駄を気にすることなく作成できます。

・メールや電話、MAPへのリンクも簡単

一般的な名刺には、メールアドレスや電話番号、会社のサイトURLなどが記載されています。紙の名刺の場合は、それらの情報にアクセスする際は入力作業が必要ですが、デジタル名刺の場合は記載された電話番号や住所をタップまたはクリックするだけで、電話をかけたりMAPを起動させたりすることが可能です。

また、デジタル名刺には会社の新商品情報やオンラインショップのURLなどを載せることもできるので、紙の名刺以上の情報を渡すことが可能となります。

・名刺の即時発注が可能

デジタル名刺は名刺の即時発注が可能で、紙の名刺のように今日渡す名刺がない、ということはありません。いつでも、どこでも、すぐに渡せることがメリットです。

デジタル名刺のデメリット

さまざまなメリットがあるデジタル名刺ですが、課題も残されています。デジタル名刺を活用する際は、デメリットも知っておく必要があります。

・セキュリティ面の不安

パソコンやクラウド上に名刺データを保存するため、ハッキングやウイルス感染によるデータ破損、データの誤転送による情報漏えいなど、セキュリティ面のリスクは捨てきれません。
名刺に記載されている個人情報が流出した場合、高額な損害賠償を請求される恐れがあります。デジタル名刺を使用する場合は、万全のセキュリティ対策を整えておくことが重要です。

・企業として管理しづらい

世の中に出ているデジタル名刺アプリの多くは、個人が使用するものになっているため、企業として管理しづらいというデメリットもあります。デジタル名刺が「会社の公的な名刺」として作られているのか、「誰に名刺を渡したのか」などを把握するのが困難です。
また、紙の名刺とデジタル名刺のサービスがバラバラだと、名刺発注などの作業に手間がかかり、担当部署の負担が増えてしまうのもデメリットといえます。

corezoのデジタル名刺サービスについて

「名刺の山櫻」が提案するcorezo（コレッソ）のデジタル名刺サービスなら、デジタル名刺の持つデメリットをカバーすることができます。corezoのデジタル名刺サービスの特徴と使い方についてご紹介します。

・情報漏えいを防げる

corezoでは、複雑化されたセキュアなURLを生成可能です。また、不正アクセスやサイバー攻撃に備え、ファイヤウォールの設置やSSLによる通信の暗号化、脆弱性対策、IPフィルタリングによるアクセス制限などを講じており、外部への名刺情報の漏えいを防ぎます。

・紙の名刺もデジタル名刺も対応

corezoは紙の名刺とデジタル名刺ともに発注が行えます。名刺テンプレートは事前に決められ、紙の名刺と同デザインのデジタル名刺も作成可能です。紙の名刺は直接対面する際に、デジタル名刺はオンライン会議の際など、用途やシーンに応じて使い分けることもできます。

また、発注したデジタル名刺の内容や、名刺を渡した履歴などを確認できるので、名刺の管理業務にかかる手間も減らせます。

・デジタル名刺の使用方法

corezoでのデジタル名刺の使用方法について、ご紹介いたします。

まず、corezoのサイト内で自身のデジタル名刺を作成します。
デジタル名刺のデザイン(テンプレート)はサービスご利用開始時に予め設定いたしますので、ここでは氏名や連絡先などの文字情報を入れるだけで簡単に作成できます。
承認フローを設けることも可能なので、社員が作成したデジタル名刺の内容を上長や管理部門が確認したうえで、公式な名刺として使用することができます。

次に、作成したデジタル名刺を渡すために、名刺交換の場となる「マイルーム」を作成します。
例えば、A社とB社が初めて商談を行う場合に、「A社・B社　初回お打ち合わせ」という名前のマイルームを作成し、そのルームの中に参加者を追加します。
マイルームの作成が完了したら、登録した参加者に招待メールが配信されます。
招待された方は、メールに記載されているURLをクリックしパスワードを入力することで、参加者のデジタル名刺を閲覧可能となります。

オンライン商談の前に出席者のデジタル名刺を送ることで、参加人数や参加者の役職を把握することができます。
また、デジタル名刺を受け取った方は、corezoユーザーでなくても無料会員登録を行えばテキストデータのダウンロードができ、常に相手の最新の名刺が閲覧可能となります。専用アプリなどをインストールする必要がないため、どなたでも簡単にご利用いただけます。

デジタル名刺を使用する際は先方への配慮が必要

オンライン会議でデジタル名刺を活用した名刺交換を行う場合は、先方に一言断りを入れるようにしましょう。前述のように、デジタル名刺はまだ定着しているとは言い難いサービスで、相手がデジタル名刺の交換に不慣れなことも考えられます。

デジタル名刺を導入していることや、具体的なデジタル名刺の交換方法などを説明できるようにしておき、場合によっては紙の名刺の交換に応じるなど、相手に合わせて柔軟な対応を取ることが大切です。

デジタル名刺を活用して働き方の多様化に対応しよう

デジタル名刺を活用すれば、直接対面していない相手とも、オンライン上で名刺交換が行えるようになります。必ずしも会議を対面で行う必要がなくなるので、働き方の多様化にもつながるでしょう。
また、名刺の情報更新が簡単になる、印刷コストの削減といった点も、デジタル名刺の持つ大きなメリットです。

corezoは、紙・デジタル名刺ともに作成可能で、従来の対面での名刺交換に加えオンライン会議にも対応し、働き方の多様化を後押しするサービスです。オンライン会議が普及しているこの機会に、ぜひご活用ください。

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