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2019/04/03

オフィス移転予定の企業様必見!名刺・封筒・移転案内状について



オフィス移転の際に必要な印刷物はこれ!

オフィス移転の際に、総務部のご担当者様は考えるべきことがたくさんありますよね。中でも名刺・封筒・移転案内状など、様々な印刷物が必要となります。今回は、移転時に必要となる印刷物についてまとめました。

【名刺】
ほとんどの名刺には住所と電話番号が記載されているため、この部分の修正が必要です。一営業所の移転ということであれば作り直しの対象となる人は限られますが、本社の移転の場合は、修正の対象者が広がる可能性があります(本社と営業所の2住所を表記している場合など)。
また、移転当日よりも前に手元に届くよう余裕をもって手配しましょう。納期は数量などによって変わってくることもあるので、業者に早めに確認することをおすすめします。

【封筒】
無地の封筒を使用している場合は特に問題はありませんが、住所を印刷している場合は、作成し直す必要があります。
訂正シールを貼る方法もあります。シールを作るだけならそこまでコストはかかりませんし、封筒を無駄にせずに済みますが、シールを貼る作業が発生しますので、その余力があるかを考えておきましょう。また、訂正シールを貼ると「修正をした」ということが相手に分かってしまいます。それをマイナスに感じる人もいるということを踏まえたうえでどうするか判断しましょう。

【移転案内状】
取引先などに移転する旨の案内状を送りましょう。数量のほか、形式(はがき単体か、カードと封筒のセットか)、どこまで業者に依頼するのか(宛名印字や封入・封緘・局出しまで依頼するか)などによって価格・納期が変わってきます。
案内状は移転日の約1か月前に相手の手元に届くようにしましょう。手配には時間がかかりますので、移転日の2~3か月前から準備しておくと安心です。

オフィス移転に備えて名刺Web発注への切り替えがおすすめ

移転を機に発注方法を見直すのもおすすめです。名刺発注システムcorezo(コレッソ)では便利な機能を備えています。
名刺の各項目に登録されている情報を一括で置き換える「一括置換機能」を使えば、住所や電話番号の変更も簡単。イラストレータなどのデータを1名ずつチェックして修正する必要はありません。また、オフィス移転・人事異動などの大量発注の場合には、サポートセンターにご相談いただければ、納品までのスケジュールをサポートいたします。通常時はWeb上から随時ご発注いただきますが、大量発注時はテキストデータをインポートしてまとめて発注することも可能です。


移転時に必要な印刷物、準備できていますか?


まとめ

山櫻では名刺はもちろん、封筒や移転案内状も併せてご提案できます。お悩みの方は一度ご相談ください。スムーズなオフィス移転のお手伝いをさせていただきます。