株式会社ユニリタ様

株式会社ユニリタ様は、グループで約700名の社員を抱えるIT業界の企業で、革新的な技術を駆使し、お客様に対して高品質かつ革新的なITサービスを提供しています。一方、社内業務においては、長年にわたり慣習化されてしまった業務も多く、特に名刺発注業務において非効率的な運用が続いている状況でした。期初に全社員の名刺を作成するため、名刺交換をする機会がほとんどない社員の分も作成、それらが余分な在庫として残るなどの課題を抱えていました。

また、名刺発注業務も人財戦略部内で属人化しており、エクセルで作成した名刺のレイアウトを印刷業者に送るというアナログな手法での対応となっていました。同社の名刺には顔写真も含まれていたため、出来上がった名刺の本人確認を一人ひとりメールでやり取りしながら行っていました。さらに、名刺の納品時には、印刷業者に対して受領印が必要となり、その後、本人へ渡すという運用方法でした。そのため、名刺の受け取りに出社が必要なこと、加えて人財戦略部の総務部門による社員への手渡しの運用など、これらの非効率な業務が大きな課題となっていました。同社取締役上席執行役員 コーポレート業務本部長 金子様は「これまでの名刺発注業務が当たり前になっていたが、喫緊の業務改善が必要だと強く感じていた」と、この頃を振り返ります。

その他、名刺を必要とする社員は、社内のワークフローシステムで名刺の発注申請を行いますが、上司の承認を得る必要があるため、社員によっては承認に時間がかかることもありました。その場合、人財戦略部側で申請内容が承認されたどうかを定期的に確認するなどの個別対応を行っていました。「IT企業であるにもかかわらず、非常に効率の悪い運用でしたね」と金子様は語ります。これらの課題を一気に解決するため、ユニリタ様は名刺発注システムの刷新を決断しました。

「corezo(コレッソ)」導入の決め手

「名刺発注業務の刷新を決断した際、社内文化が最初の障害でした。自分たちができていない課題が、全て解決できないとシステムの導入に踏み切れないという意識が強くありました。」（金子様）

取締役 上席執行役員 コーポレート業務本部長
金子紀子様

システム導入の検討を始めたのは、既に取引があった当社との関係が大きなきっかけとなりました。「山櫻さんのシステムの説明を受けた際に、ユニリタ様が抱える課題を100%解決するものではありませんでしたが、少しずつ改善していくという視点が重要だと関連部署に説明をしました。業務改善を行うにあたり、これまでと改善後の両方の業務を運用していくことが重要です。いわば、0から100にするのではなく、0から30、30から60へと段階的に業務改善を進めていくという考えです。」（金子様）

当初は、部内から慎重な意見もあったそうですが、柔軟な考え方を持たせ、少しずつ段階的に業務を改善、効率化していくことに賛同された後は、一気にシステム導入に向けた意識が高まったそうです。試使用版を約３か月利用し、現行の業務と照らし合わせながら検証を行い、納得の上で導入に踏み切ることが出来たそうです。