株式会社 かんでんエルハート

厳しい校正体制から発生した手間のかかる業務フロー

当初は、お客様からFAXやメールで名刺の印刷内容をいただき、弊社が手作業で名刺データを制作していました。次第に名刺データはエクセルで受取り、当時使用していたシステムにインポートして名刺データに変換するというやり方に移行しました。しかし、システムに不具合やエラーが多く、どうしても手作業で修正する必要があり、使い勝手に不便を感じていました。さらに、名刺の完成イメージをお客様に見せることができない仕組みだったため、弊社が責任をもって最終の修正・校正※を行う必要がありました。

※校正…作業の中間段階で印刷や画面表示したものを、原稿と比べながら、種々の誤りや不備を正すこと

他社の名刺業務を見学したときのスピードと人数の少なさに驚き

そういった状況のなか、見聞を広める一環で他社の特例子会社の名刺制作現場を見学する機会がありました。まず驚いたのが業務に携わる人員数です。当時私たちが名刺業務を4～5名でまわしていたのに対して、その企業ではわずか2名ですべての作業をさばいていました。次に作業時間で、私たちの場合、名刺データの生成から発送まで1日がかりだったのですが、そちらでは2～3時間でこなしていると聞き、手の空いた時間に名刺業務を行なっているという印象でした。詳しく聞くうちにcorezoというASPサービスを使っていることを知り、弊社でもcorezoの導入が検討されていきました。

個人情報を取り扱う上でのセキュリティ対策

ASPサービスを導入するにあたって、最も懸念していたのはセキュリティ面です。当時グループ内で共通して使用しているサービスはありましたが、ASPサービスを利用するということはありませんでした。特に名刺は個人情報の取り扱いが厳しく、外部サーバーに名刺データを預けることは大変ハードルが高いと感じており、当初システム導入は難しいと考えていました。

しかし、親会社である関西電力様が作成したクラウドサービスのセキュリティガイドライン（チェック表）に対して、山櫻さんの営業の方やシステム担当の方に対応していただき、セキュリティ上懸念していた問題をひとつひとつ解消することで、関西電力様からもＯＫをいただき、会社内でも導入する方向に流れが変化してきました。

現在関西電力様の名刺を作成していますが、グループ会社の名刺受注は今でも独自のシステムを使った以前のやり方が残っているので、名刺業務のすべてをcorezoからできるようになるのが理想です。今後はグループ会社の名刺もcorezoでまとめて受注したいと思っているので、今まさに実現に向けて動いているところです。
作業に関していえば、印刷や断裁はボタン１つでできる作業なので、現在名刺印刷に携わっている固定メンバーに限らず、障がいの区分に係わらず作業ができる従業員の幅を広げていければいいなと思っています。先日、新しく入る従業員に名刺業務を指導することがありましたが、名刺データのダウンロード・印刷・断裁・検品など一連の作業が１日で出来るようになっていたので、時間をかけずに習得しやすい仕組みだと思います。
corezoから封筒の受注もできるので、将来的には社用封筒の受注もできればいいですね。