株式会社コシダテック様・ビヨンドファームズ株式会社様

株式会社コシダテック様では、これまでアナログでの名刺発注プロセスに多くの時間と手間がかかっていました。アナログ管理は発注ミスや確認漏れなどが起こりやすく、名刺の納期が遅れる原因にもなります。 サービスの導入にあたり、「上長承認のもと正しい情報の名刺が作成されること」、「発注履歴が管理できること」そして「コスト」を重視されており、これらの課題を解決するために、同社はクラウド名刺発注管理サービス corezo(コレッソ)の導入を決定されました。

導入前は各部門からExcel形式の名刺発注書を提出してもらい、総務部で取りまとめて名刺業者へ発注していたため、申請から発注までのすべてがアナログで、発送まで多くの時間がかかっていました。corezo導入後は、ボタン一つで申請・承認・発注が完了するようになり、名刺発注プロセスが大幅に簡略化されました。また、社員の名刺情報やデザインを管理するために現物をファイリングしていましたが、corezo導入後は、検索をすれば 名刺デザインがプレビューで確認できる ようになりました。これにより、担当者の業務負担が軽減され、他の業務に時間を割くことも可能となりました。

2.承認機能による正確性の向上

corezoを導入してからは承認プロセスもオンラインで完結するため、迅速かつ正確な発注が可能になりました。 導入前は、印刷内容に誤りが無いかメールで送付される校正確認を総務のみで行っていました。corezoには2段階承認機能が搭載されており、上長と総務が承認したデータがそのまま印刷されるため印刷間違いのリスクが大幅に減少しました。

3.納品スピードのアップ、当日納品も可能に。

これまで年度末など、名刺が大量に発注される時期は納品までに数日を要していましたが、特例子会社のビヨンドファームズ株式会社様にて名刺印刷を行うようになってからは、社内便などを活用して午前中に承認後、当日納品が可能になりました。コシダテックご担当者様は、「納品が早くなったため、年度末など大規模な人事異動で発注数が多い時期でも、ビヨンドファームズの担当者と連携をとり無理のないスケジュールで確実に名刺を届けることが可能となり、スムーズな業務支援に繋がっています。」と話されていました。

組み合わせ自由な承認フロー

ダイレクト発注、1段階承認、2段階承認の３つの承認フローを選択していただくことができます。管理者、1次承認者、2次承認者、代理発注者、一般社員の５つの権限設定との組み合わせを行っていただくことにより、複雑な承認フローにも対応可能です。

プレビュー機能

紙での校正不要！組版機能による正確なプレビューでWeb上で校正を完結。高度な組版機能により実際に印刷されるデータと同じプレビューを表示できるので、仕上がりに不安がありません。

コシダテックの社員様が各自corezo上で申請し、上長が一次承認を行います。総務部で発注内容・請求先を確認し、二次承認するとcorezo印刷会社用サイト「Print Works」に名刺データが送信されます。

ビヨンドファームズ様では、corezoから配信される受注メールを朝礼時にチェックします。担当者がcorezo印刷会社用サイト「Print Works」の受注データから作業指示書を作成し、作業指示書をもとに名刺の印刷や梱包が行われます。名刺に関する作業が完了すると社内便専用ボックスまたは宅急便を手配。その後、指定の場所へ移動して保管し、作業指示書へ入力するというフローをとっています。

総務部に納品された後、総務部門が各部門に送付。発注履歴をもとに費用処理を行い、作業は完了となります。申請から納品までのフローを確立することで、午前中までに承認した名刺は当日納品というスピーディな納品が可能となりました。

ビヨンドファームズ株式会社 ご担当者様

作業するうえで気を付けていることがあるかお聞きすると、ビヨンドファームズご担当者様から「ビヨンドファームズとして、用紙間違いや送り先の間違いを少なくするため、作業するスタッフがわかりやすいようにオリジナルの作業指示書・マニュアルを作成、最終チェックは職員が必ず行う。 また、作業スタッフが質問しやすい位置で別作業を行っている。」と障がい者にとって使いやすい設備と職場環境を提供されています。
また、親会社であるコシダテックご担当者様からは「コシダテックとしてデザインや表記にばらつきがないか、責任を持って確認、承認をしている。また、ビヨンドファームズの担当者と連携をとり、申請から納品までスムーズに進め、なるべくはやく申請者のもとに正しい名刺が届くよう心がけている。 」と名刺のCI,VIの統一と納期に大きく貢献されていると感じました。

 

山櫻のサポートについて

株式会社コシダテック　総務部 ご担当者様のお声

特例子会社の運用開始にあたり、何度も印刷現場に足を運んでくださるなど親身になってサポートしてくださいました。また、店舗の開店閉店などで急ぎデザイン変更が必要となる場合がありますが、カスタマーサポートの方にもいつも迅速に対応いただき大変助かっています。

ビヨンドファームズ株式会社　ご担当者様のお声

担当者の茂山様が親身になっていただけるため、現場で問題なく作業できるようにcorezo印刷会社用サイト「Print Works」の一部変更などをしていただいております。また、作業の問題があった場合は時間が許す限り弊社へ来訪いただき、技術指導をしていただいております。

今後の展望

現在、コシダテックグループでは、別の業者に名刺を発注する法人があるなど、グループで発注方法が統一されていないため、
名刺発注をcorezoに統一、発注数を増やしたいとお考えになられています。
ビヨンドファームズ様は、corezo受注後のPrintWorksが即時にデータの反映ができることをご要望として挙げられていました。

名刺以外の印刷物の受注について

コシダテック総務部ご担当者様は「社内で需要がある商材（チラシ、カタログ等）があれば、印刷内製化を検討したい。」と今後も特例子会社の活動領域広げていく可能性を見せてくださいました。 ビヨンドファームズ様も「コシダテックグループが外注している商材でビヨンドファームズが出来ることはやっていきたい。」と、前向きなお声をいただきました。

コシダテック様、ビヨンドファームズ様は社員が持つ多様な能力を最大限に活かし、社員自身の可能性を広げる場を提供されています。特例子会社としてグループ会社に貢献し、業務を効率化しながら新しい挑戦もし続ける企業の姿勢が見られました。