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2021/03/16

オンラインでの名刺交換はどうする? スムーズに交換する方法と注意点



新型コロナウイルス感染症の流行により、政府は「新しい生活様式」実践の一環として、テレワーク(リモートワーク)や時差出勤の実施に加え、会議や名刺交換はオンラインで行うことを推奨しています。テレワークが導入され、顧客と直接会う機会が減ったという方は多いはずです。しかし、具体的にはどのようにオンライン上で名刺交換を行えばよいのでしょうか。
ここでは、Web会議における名刺交換の必要性や、オンラインで名刺交換する具体的な方法についてご紹介します。


【目次】
■Web会議での名刺交換の必要性
■オンラインで名刺を交換する方法
・デジタル名刺のURLをメールで送る
・QRコードを読み取ってもらう
・同じツールを利用している場合はツールの機能を活用して名刺交換が可能
■オンラインで名刺を交換する際の注意点
・ビジネスに相応しい身だしなみをする
・相手に合わせて名刺交換を行う
■ツールを活用してオンラインでもスムーズな名刺交換を


Web会議での名刺交換の必要性



相手と直接対面して行う会議や商談の場では、名刺交換は当たり前に行われてきました。しかし、オンラインで行うWeb会議が増えてきた現在、紙の名刺を交換するのは難しくなっています。
それに伴い、名刺交換できないことに非常に不便を感じているという声が増えています。会議に参加した人の名前や役職といった情報を確認したり保存したりするのに加えて、会議のアイスブレイクの手法としても、名刺交換は重要です。

アイスブレイクとは、場の緊張感をほぐして話し合いやすい雰囲気を作る技術のことです。相手との距離感を近づけることは、商談を成功させるうえで大切な要素です。情報量が限られてしまうWeb会議で場の雰囲気を作るのは難しいものですが、名刺交換によって部署や役職の話など、話題提供のきっかけを作ることができます。
例えば、どのような業務を行っている部署なのかを聞いたり、役職の権限を訪ねたりすれば、自ずと話しやすい空気になっていくでしょう。

またWeb会議では、参加者の名前や連絡先がわからなかったり、会議用のツールに本名とは異なる名前が表示されていたりする場合があります。Web会議でも名刺交換が行えれば、相手の情報があやふやになってしまうといった事態を防ぐことができるのもメリットです。

場の雰囲気を和ませたり、相手の情報を正確に確認したりできるという点で、名刺交換はWeb会議においても必要性が高いといえるでしょう。

オンラインで名刺を交換する方法

具体的にWeb会議などオンライン上で名刺を交換する際は、名刺交換ツールを用意しておくと便利です。ツールを活用してどのように名刺を交換すればよいのか、主な方法をご紹介します。

・デジタル名刺のURLをメールで送る

紙の名刺に書かれた情報をあらかじめデジタル名刺アプリを利用してデータ化し、デジタル名刺を作っておけば、URLで名刺を管理できます。デジタル名刺のURLをメールやチャットツールなどで送信し、相手にリンクを踏んでもらうことで、オンライン上でも名刺交換が行えます。
生成したURLは原則として変更されることがないので、1度作っておけば他の会議でもそのまま活用できるなど、手間がかかりません。

アプリがなくても名刺データをPDFや画像ファイルとして保存しておき、それを添付したメールを送ることで名刺交換が可能です。ただしPDFや画像ファイルは転送されてしまう恐れがあり、もらった相手もデータ化できないなど、使用は緊急の時に限られます。

・QRコードを読み取ってもらう

多くの名刺交換ツールには、名刺情報のQRコードを生成する機能が備わっています。Web会議の前にQRコードを生成しておき、相手にスマートフォンのカメラで読み取ってもらうのも、オンラインで名刺交換を行う手段のひとつです。

生成したQRコードはメールやチャットツールで共有するほか、ZoomなどのWeb会議の背景にQRコードを埋め込むこともできます。バーチャル背景機能を活用して背景にQRコードを埋め込んでおけば、QRコードをスマートフォンで発行する手間がかからず、画面が読み取りづらく名刺交換ができないといった問題も解消します。

スムーズに名刺交換を行いたい場合は、背景の設定を事前に済ませておくのがおすすめです。背景の作成の際は、名刺交換ツール内の機能やバーチャル背景を作成できるサイトを活用しましょう。作成時には、背景と溶け込まないようにしてQRコードを読み取りやすくするといった配慮が必要です。

また、QRコードに加えて名前や役職といった自分の簡単なプロフィールを背景画像に記載して、名刺風のバーチャル背景を作ることも可能です。バーチャル背景を活用する際は、QRコードやプロフィールは画面の四隅に埋め込むと、自身の体と重なることを防げます。

大勢でのWeb会議ではおすすめできませんが、1対1での打合せの時は有効な方法のひとつといえます。




・同じツールを利用している場合はツールの機能を活用して名刺交換が可能

渡した相手と同じ名刺交換ツールを使用している場合は、ツールの機能を活用した名刺交換も行えます。
使用するツールやサービスによって名刺交換の方法は異なりますが、デジタル名刺やQRコードからアクセスするだけで、交換が成立する名刺アプリがほとんどです。物理的に距離が近い場合は、Bluetoothを使って名刺交換ができる機能を備えている場合もあります。

ツール内で名刺交換が完結するため便利ですが、自分と相手がともに同じツールに登録している必要があるので、URLやQRコードを活用した方法に比べて使用できるシーンは限られてしまいます。

オンラインで名刺を交換する際の注意点

オンラインで名刺交換を行う際も、直接対面して名刺を交換する際と同様に、マナーに注意しなければいけません。Web会議で名刺交換をするうえで注意したいマナーを、2つご紹介します。

・ビジネスに相応しい身だしなみをする

Web会議の際は、音声とカメラの映像だけで印象が決まってしまいます。実際に対面して行う会議に比べて与えられる情報量が少なくなるうえに、自宅からリモートで会議に参加する場合は、どうしても気が緩んでしまうこともあるでしょう。

場合によっては、対面で行う会議以上に悪印象を与えてしまう恐れがあるため、スーツを着用し髪を整えるなど、ビジネスシーンに相応しい身だしなみで臨むことが大切です。
また、音声や映像がクリアに伝えられるか、余計な情報が映り込まないかなどを確認する必要もあります。使用する機器の設定を済ませ、カメラに映る範囲内を整理しておくなど、事前に環境を整えておくことが、Web会議を成功させるためには重要です。

・相手に合わせて名刺交換を行う

デジタル名刺を活用したオンラインでの名刺交換は普及が始まったばかりで、ビジネスシーンでの利用はこれからです。
デジタル名刺を交換する方法を相手に説明できるようにしておく、名刺交換のタイミングは相手に確認を取るなど、相手に配慮することが大切です。

また、オンラインでの名刺交換に相手が難色を示す場合もあるでしょう。紙の名刺を送付するなど、複数の名刺の交換方法を検討しておき、相手に合わせて交換方法を変更する必要もあります。

ツールを活用してオンラインでもスムーズな名刺交換を

名刺交換は、相手の情報を確認する、データとして保存し管理する、アイスブレイクの手段になるなど、ビジネスシーンにおいて大きな役割を持っています。働き方が多様化し、オンラインでの会議やリモートワークが主流になりつつありますが、名刺交換そのものがなくなることはないでしょう。 対面での打合せで紙の名刺を渡した場合でも、デジタル名刺を後で送ることにより紙の名刺には掲載できない情報や最新の名刺情報を渡せるなど、ハイブリッドでの活用が進んで行くことが予想されます。

また、オンラインでの名刺交換を行う場合も、従来の名刺交換と同様にマナーが求められます。スムーズに名刺を交換できるように準備したり、相手に配慮したりすることが大切です。
今のうちに名刺交換用のツールを用意しておき、オンラインによる名刺交換がスムーズに行えるようにしてみてはいかがでしょうか。